Під час організації виїзних заходів найважливішим є... вміння ставити правильні запитання. Якщо ви добре розумієте очікування клієнта та свою роль під час заходу, можете передбачити, що може піти не так, і заздалегідь плануєте рішення потенційних проблем, то можете бути впевнені, що захід отримає найкращі відгуки.

Тут ви знайдете детальний план обслуговування ідеального виїзного заходу.

Обговорення деталей з клієнтом та відвідання місця проведення

Розмова з клієнтом обов’язково повинна бути вичерпною. Що потрібно обговорювати?

  • Тип заходу: велике весілля, вечірка з нагоди 18-річчя для групи друзів, святкування 80-річчя бабусі, корпоратив для клієнтів або захід з тімбілдингу для працівників — кожен з цих заходів вимагає абсолютно різної підготовки.
  • Атмосфера: запитайте клієнта про тему вечірки. Для елегантної коктейльної вечірки та невимушених посиденьок потрібні зовсім різні пропозиції.
  • Кількість та вік гостей: особливо важливо запитати про наявність дітей чи гостей похилого віку. Це допоможе вам пристосувати меню до їхніх уподобань та запропонувати додаткові послуги чи варіанти розваг.
  • Місце проведення: це найважливіша інформація. Ви повинні знати місце розташування кухні, схему місця проведення, відстань між столиками тощо; наявність води, електрики та санвузлів; час, коли місце проведення заходу буде доступним для вас, а також коли його слід прибрати після вечірки.
  • Розклад проведення: ви повинні чітко планувати захід, щоб ви могли оцінити його тривалість та визначити його основні частини. Це допоможе вам вирішити, коли слід подавати кожну страву, і коли у вас буде час на прибирання.
  • Улюблена кухня та харчові обмеження: щоб створити пропозицію, яка буде ідеально пристосована до потреб клієнта, обов’язково дізнайтеся якомога більше деталей про кулінарні уподобання або дієтичні обмеження гостей (гості з алергією, вегетаріанці або вегани).
  • Очікування: переконайтеся, що ви розумієте, чого клієнт очікує від вас. Від вас очікують лише доставки їжі, або, можливо, також і прикраси столів та надання посуду? Чи повинні ви надати офіціантів? Чи повинні ви організувати ділянку для барбекю або живе кулінарне шоу; орендувати намет, меблі, сцену та біотуалети; встановити освітлювальне та звукове обладнання?

Можливо, вам доведеться особисто відвідати місце, де має відбутися виїзний захід. Це допоможе вам порекомендувати схему розташування наметів, столів, сцени або пунктів роздачі їжі. Ви також зможете перевірити особливості місцевості та місця підключення електромереж і води, що, в свою чергу, допоможе уникнути небажаних сюрпризів.

Спеціально розроблена пропозиція

На основі інформації, яку ви отримаєте після першої розмови з клієнтом, ви зможете представити пропозицію, яка буде ідеально пристосована до його потреб. Окрім меню, вона також має містити детальний перелік меблів, обладнання та прикрас, які ви надасте.

Виділіть найважливішу інформацію щодо наметів, столів, посуду, скатертин та столових приладів. Поясніть, чи забезпечите ви контейнери для сміття та послуги з прибирання, біотуалети та умивальники або намети та парасольки на випадок дощу. Це особливо важливо, оскільки клієнти можуть забути сказати про це.

Фотографії допоможуть вашому клієнту візуально представити вечірку та захистять вас від можливих скарг під час або після проведення заходу.

Опишіть, як ви працюєте — скільки людей буде обслуговувати вечірку, які будуть їхні обов’язки, коли будуть встановлені пункти роздачі їжі та скільки часу піде на розбирання меблів та подальше прибирання. Покажіть клієнту, що ви маєте необхідний персонал та досвід для досягнення очікуваного результату.

Ідеальне меню для заходу

Меню — це найважливіший пункт у вашій кейтеринговій пропозиції. Якщо ви уважно вислухаєте клієнта, ви безсумнівно зможете задовольнити його очікування. Що потрібно враховувати при створенні меню?

1. Вік гостей. Грамотно складене меню сподобається усім — і дітям, і дорослим. Що стосується дітей, то вони неодмінно будуть у захваті від пунктів приготування солодкої вати, машини для приготування попкорну або італійського джелато. До меню варто включити мініатюрні негострі закуски, як-от картопляні крокети з соусом тартар, приготовані з використанням картопляного пюре Knorr. Перегляньте цей рецепт крокетів з ідеальним соусом тартар.

Що стосується гостей старшого віку, обирайте традиційні негострі страви з м’якою текстурою, щоб бути впевненими в тому, що вони з легкістю зможуть їх з’їсти.

2. Гіпоалергенна та веганська дієти. Дедалі більше людей уникає різних інгредієнтів у своєму харчуванні — глютену, лактози, м’яса або всіх продуктів тваринного походження. Переконайтеся, що ваше меню містить хоча б декілька страв для них.

3. Сезонні інгредієнти. Влітку немає нічого кращого, ніж страви зі свіжих фруктів та овочів. Вибирайте інгредієнти місцевого вирощування, такі як полуниця, кукурудза або цукіні. Також ідеально підійде молода картопля і листова зелень.

Транспортне та кейтерингове обладнання

Залежно від типу події та меню вам буде потрібний певний транспорт і обладнання, необхідні для професійного надання послуг на виїзному заході.

Переконайтеся в тому, що у вас є достатня кількість сертифікованих санітарно-технічних автомобілів для транспортування (з холодильними системами чи без) та все обладнання, необхідне для доставки: наприклад, кейтерингові бутлі, термоконтейнери різних розмірів та харчові контейнери.

Якщо на місці проведення заходу відсутнє джерело живлення, візьміть із собою власний генератор. А якщо живлення там є, подбайте про те, щоб у вас було достатньо кабелів та роз’ємних конекторів, за допомогою яких його буде можна використовувати.

Планування — ключ до успіху

Організація вечірки не перетвориться на жах, якщо ви правильно її сплануєте. Складіть детальний план та перелік обладнання, яке ви повинні взяти з собою, зберіть команду та делегуйте їй відповідні завдання, а також сплануйте, як запобігти будь-яким проблемам, які можуть виникнути.

Удачі!